Успех — это последовательность маленьких действий.
©️ Джеймс Клир
Если вы спросите своих коллег по работе или просто знакомых, что такое “процесс”, то можете получить десятки разных определений. Они будут зависеть от опыта и сферы деятельности опрашиваемых. Для кого-то процесс - это часть исполнения компьютерной программы, для кого-то процесс - какая-то рабочая последовательность действий на работе, которую нужно повторять. Почти в каждой методологии управления есть своё определение процесса. Так мы говори в этой книге про оптимизацию нашей личной эффективности, то предлагаю такое определение.
Процесс - постоянно повторяемая последовательность действий, имеющая: цель, входные и выходные данные, ограниченные сроки во времени. Темы устранения потер мы касались в главе про “муда”, и с точки зрения процессного похода вы увидите похожие рекомендации. Но есть некоторые отличия. Там мы обсуждали потери, например, камень на дорогое, об который вы спотыкаетесь постоянно на тропинке. В этом разделе мы поговорим, как наиболее эффективно достигать конца этой тропинки. То есть поднимемся чуть выше.
Более 18 лет я работал и работаю в офисах различных компаний. А как говорится, в офисе до обеда хочется есть, а после спать. Культ еды для офисных сотрудников заслуживает отдельной книги, а может и организации целой кафедры в одном из ведущих вузов страны: кто-то покупает по несколько стаканчиков кофе, кто-то питается исключительно фастфудом, кто-то приносит еду с собой, кто-то предпочитает столовую или кафе компании, кто-то вообще почти ничего не ест кроме снэков из ближайшего автомата, а кто-то ждёт, что в офис привезут пироги или пиццу в честь очередного именинника… Пищевое поведение довольно разнообразно, но для себя я выработал привычку питаться домашней едой. Пользуясь методом “сделай заранее”, еда готовится и упаковывается дома, а в офисе её нужно только разогреть. Что это мне даёт?
Экономия времени в офисе. Погреть свою еду, как правило, быстрее и удобнее, чем стоят в очереди в обеденный перерыв. Гибкость. Время и количество приёмов пищи вы выбираете сами. Контроль за потреблением калорий. Если вы соблюдаете диету, то калорийность вашей порции завтрашнего обеда вы можете занести уже сегодня вечером. А избежав похода в столовую и кафе снизите вероятность купить что-то очень вкусное, но вредное для вас в конкретной ситуации. Минимизация стихийных трат. Домашняя еда, как правило, стоит при готовке на семью из нескольких человек. Но если вы ведёте быт в одиночку, то, возможно, этот аргумент для вас не сработает. Да и готовить дома в эпоху мгновенной доставки перестают всё больше семей.
На этом простом примере я описал, как для себя оптимизировал процесс питания в офисе. Процессы могут быть в вашей жизни совершенно разные. Любые бытовые повторяющиеся действия можно рассматривать как процессы. Чтобы начать что-то оптимизировать, иными словами, снижать расход ресурсов при минимальном изменении результата, нужно это прожить несколько раз и потом это описать - выпишите шаги процесса, которые вы делаете для достижения результата. Например, чтобы попасть на работу, вам нужно: собрать всё необходимое, одеться согласно погоде, выбрать маршрут, проследовать ему, купить кофе перед офисом (многие так делают, я сам видел).
Далее постарайтесь понять точки неудовлетворённости, что вас не устраивает в текущем процессе: затрачиваемое время, деньги, негативный опыт (например, переполненный общественный транспорт). Если текущий процесс вас устраивает, то это ок. Попробуйте рассмотреть другой процесс или вернитесь к этому позже. Но если вы можете осознать точку неудовлетворённости, можете переходить к шагу оптимизации. Не существует универсальных советов для оптимизации процессов, но есть рекомендации, который могут помочь вам оптимизировать ваш процесс. Рекомендую использовать следующие вопросы для оптимизации процесса, как входные для мозгового штурма:
Что можно убрать из процесса, что не добавляет ценности? Например, утренний кофе. Если вы хотите сэкономить, то перестаньте его покупать. Звучит просто в теории, но не многим под силу. Что можно сделать заранее? Кофе можно брать с собой в термокружке или небольшом термосе. Экономия не только средств, но и времени. Что можно делать параллельно или вместе? Сварить кофе чуть больше, чем вы готовите для завтрака. Излишек взять с собой в дорогу. Съездить в супермаркет или заказать всех продуктов на неделю, чтобы не ходить в магазин часто. Что можно сделать по частям? Многие знают, что выехать на собственном автомобиле из большого города в летний период в пятницу вечером ещё та задача со звёздочкой. Один из моих коллег в четверг вечером перегонял машину с вещами для поездки на дачу на дальнюю станцию электрички, а в пятницу на этой электричке налегке быстро добирался до этой станции. Не можете решить задачу целиком, делите её на части. Где вам приходится кого-то ждать? Это может быть популярная кофейня, перед которой выстраивается очередь. Попробуйте использовать мобильное приложение для заказа или сделать его заранее, пока ещё находитесь в пути. Где можно применить участие вместо контроля? Многие магазины переходят на схему касс самообслуживания своих покупок, что очень сильно позволяет ускорить процесс покупок, особенно, если у вас в корзине пара позиций. Одна компания вообще позволяет взять и своего холодильника любой товар и платить его тут же у терминала. Такие холодильники и терминалы стоят, как правило, в бизнес-центрах, где никто за покупателями не следит. Не знаю, какой у этой компании уровень краж, но для добросовестных покупателей это точно экономит время на ожидании в очереди или походе в супермаркет.
Поиск точек неудовлетворённости и оптимизация процессов определённо толкает вашу продуктивность вверх. Попробуйте расписать какой-либо ваш процесс, понять, что в нём можно оптимизировать, используя вопросы из данной главы. Это может оказаться не просто, но любые эксперименты будут ценнее, чем бездействие. Даже если менять что-то небольшими шагами.