Все, что мы можем, — это наблюдать за поведением людей: их планами, решениями и действиями. Попытка интерпретировать действия — догадка, а не надежная оценка.
©️ Эдмондс С. Крис
Часто неэффективные встречи съедают большое количество времени и сил. Но чем больше вопросов вы успеете обсудить за одно и то же время, тем больше сил и энергии у вас останется на задачи из вашего списка. Не так ли? Один из способов проводить встречи эффективно - использовать техники фасилитации.
Фасилитация встреч — это процесс управления групповыми обсуждениями таким образом, чтобы участники могли свободно выражать свое мнение, совместно решать проблемы и достигать поставленных целей, находясь в потоке. Цель фасилитации заключается в создании условий, способствующих конструктивной коммуникации, открытому диалогу и эффективной работе группы. То есть набор инструментов, которые помогают группе прийти к цели за отведённое время. Фасилитатор - это роль, которая готовит ко встрече инструменты и участников, а также проводит саму встречу или серию наиболее эффективным способом. Самой близкой в бытовом понимании является роль ведущего праздников - спланировать, организовать и провести так, чтобы гости остались довольны.
В 2016 году я впервые узнал о фасилитации на тренинге Дмитрия Лазарева. Это был трёхдневный тренинг, который был распределён на 3 недели для того, чтобы участники могли попробовать инструменты, полученные на тренинге. А затем попробовать их в своей работе и вернуться через неделю к тренеру с обратной связью. За эти три дня мы изучили десятки инструментов работы в группах: открытая дискуссия, малые группы, открытое пространство, панельная дискуссия, мозговой штурм, чартрайтинг (навык оперативной визуализации значимой информации), шифратор, аквариум, 1-2-4-all, и много других. Ищите больше инструментов по запросу “фасилитация групп” и “освобождающие структуры”.
Если вы были на встречах, где проявлялись один или несколько признаков: нет цели, нет повестки, обсуждение ведётся “самыми громкими”, встреча без перерывов “длится вечно”, результаты не фиксируются … То понимаете, зачем нужна фасилитация. Далее я расскажу про некоторые инструменты фасилитации, которые могут вам помочь. Но с чего начать подготовку ко встрече?
Эмпирическое правило говорит, что подготовка ко встрече или мероприятию должна занять в 2 раза больше времени, чем само это мероприятие. На какие вопросы нужно ответить заранее:
В зависимости от ответов на эти вопросы формируется план встречи, выбирается время начала и её продолжительность. Идеально, если фасилитатор и заказчик - разные люди. Таким образом заказчик может участвовать во встрече в качестве участника, не боясь за следование плану. Цель встречи и её план должны быть указаны в приглашении на встрече, также часто от фасилитатора может потребоваться лично подтвердить желание и готовность принять участие во встрече ключевых участников. Один раз я был приглашен в роли приглашенного фасилитатора, где участниками были руководители высшего звена. Даже при правильно составленном плане и определенной цели трудно призвать своих руководителей к дисциплине в силу субординации. Фасилитатор - это роль, которую заказчик может её дать, а может и забрать. Если у вас забрали роль фасилитатора во время встречи, то нужно явно это озвучить, чтобы передать ответственность за достижение цели.
Но как провести сама встречу? Встречу стоит начинать с небольшой паузы в 2-3 минуты, чтобы участники могли собраться и переключить внимание на текущую повестку. Заказчик встречи, если он присутствует, должен озвучить цель и критерии её достижения и ответить на вопросы участников. Это, как правило, короткая часть в формате открытого обсуждения, но уже на этом этапе участникам стоит объяснить правила, что, например, вопросы мы задаём в порядке очереди после поднятия руки настоящей или виртуальной (если встреча онлайн).
Как сказал кто-то из коллег: “Если вы заперли людей в аудитории, то сразу ответьте на 2 вопроса: когда их будут кормить и когда их отпустят”. Если встреча планируется больше 1.5 часов, то обязательно планируйте перерывы каждый час по 5-10 минут. Если событие занимает целый день, обязательно выделите время для обеда и кофе-брейки. Иногда полезно организовать совместный кейтеринг для участников, чтобы они могли продолжить обсуждение в более непринуждённой обстановке.
После оглашения плана переходите к первому вопросу. Если количество участников на вашей встрече не более десяти человек, то рекомендую сразу фиксировать все договорённости на флипчарте или электронной доске в зависимости от типа встречи. Это убивает сразу 2-х зайцев: даёт всем участником однозначное понимание предмета договорённости, которое можно моментально скорректировать, а также позволяет сэкономить время на заполнение отчётов или “минуток” после. Если количество участников встречи более десяти, то я рекомендую использовать разные форматы вовлечения. Целесообразным будет пригласить опытного фасилитатора, который сможет подобрать инструменты под конкретный запрос.
Также рекомендую на каждый пункт плана ставить таймер с обратным отсчётом, который будет доступен для всех участников. Такой таймер не даёт участникам “растекаться” мыслями, как бы напоминая, что время течёт безвозвратно. Встречу нужно завершать в любом случае за несколько минут до истечения времени, даже если не на все вопросы были получены ответы. Предложите участникам посмотреть на сформированные договорённости и запланировать дальнейшие шаги по данному вопросу. Это позволит исключить недопонимания и обеспечит прозрачность дальнейших шагов.
С 2020 года онлайн встречи стали значимым инструментом для большего количества команд. Я рекомендую вдохновлять людей включать камеры на таких встречах, чтобы не предаваться унынию от “чёрных говорящих квадратов” по 8 часов в день. Также рекомендую использовать сервисы онлайн-досок, где участники могут сами что-то прокомментировать или за что-то проголосовать. Вовлечённость это то, чего часто не хватает на таких встречах, но подобные сервисы могут это компенсировать. В онлайн встречах есть пассивный инструмент участия, такой как чат. Используя чат, вы можете просить участников в тот или иной момент времени просто ставить “+” или “-“, чтобы понять их мнение по какому-либо вопросу. Но можно использовать и более сложные вопросы, например “Поставьте в чате число от 1 до 5, на сколько текущая встреча достигла заявленных целей? Где 1 - совершенно не достигла, а 5 - превзошла мои ожидания.” Почти как в игре “Кто хочет стать миллионером”, но это работает!
Эффективное проведение встреч требует тщательной подготовки и внимательного подхода. Четко сформулированная цель, продуманная повестка дня, участие нужных специалистов и грамотное управление процессом обсуждения способствуют достижению лучших результатов. Регулярное соблюдение простых правил позволит значительно повысить качество проводимых мероприятий и положительно скажется на эффективности всей команды. Фасилитация помогает организовать эффективную работу группы, способствует созданию инноваций и улучшению качества принимаемых решений. А самое главное - экономит время и силы! Инструментов фасилитации несколько десятков, их применимость зависит от целей, размеры группы и сложности обсуждаемых вопросов. Большинство инструментов подходят, как для очных встреч, так и для онлайн встреч.