Тот, кто в совершенстве овладеет электронной почтой, будет миллионером в двадцать первом веке.
©️ Билл Гейтс
Телефоны из начала нулевых уже имели возможность выходить в Интернет. Но делать это можно было не так часто в силу слаборазвитой сети и дороговизны самих услуг. Да и многие компьютере не имели постоянный доступ в Интернет. Электронная почта была одним из способов общения с друзьями и родственниками, поэтому что не требовала одновременного присутствия в сети отправители и получателя. Сейчас электронная почта выполняет больше функции хранилища чеков из магазинов и рассылок от разного рода сервисов, нет уже той романтики, когда подключаешься несколько минут, чтобы иметь возможность загрузить хотя бы заголовки входящих писем.
Электронная почта — это один из самых популярных инструментов коммуникации в современном мире. Во многих компаниях со второй половине десятых годов операционное общение сотрудников постепенно замещается мессенджерами, это, как правило, быстрее и удобнее. Но как один из каналов коммуникации электронная почта остается частью повседневной жизни. Однако, при неправильном подходе, работа с ней может стать источником стресса и потери времени. В этой статье мы рассмотрим несколько советов, которые помогут вам эффективно управлять своей электронной почтой.
Например, ответ на стандартное деловое электронное письмо ожидается в течение одних рабочих суток — до такого же времени на следующий рабочий день. Например, вы запросили кукую-то информацию у коллег в 17:00 в пятницу. В понедельник до 17:00 вы можете ожидать от них ответ. Рекомендую ориентироваться на это правило, если у вас лично или в вашей организации нет других инструкций.
Определите конкретные временные интервалы для проверки электронной почты. Это позволит сосредоточиться на других задачах без частого отвлечения. Также отключите вылетающие поверх всех окон уведомления об поступлении новой корреспонденции, как я рекомендовал в предыдущей главе.
Старайтесь обрабатывать каждое письмо только один раз. Если вы открыли письмо, решите, что с ним делать: ответить, переслать, отложить или удалить. Это поможет избежать накопления непрочитанных сообщений. Если вы заметили поток однотипных писем, например рассылки с корпоративными новостями, то вы можете передать их обработку автоматизации. Можно ли настроить автоматическую сортировку входящих писем?
Разделите свою почту на категории с помощью папок, меток, цветов. Например, создайте папки для работы, личных дел, важных сообщений и т.д. Это поможет быстро находить нужные письма и поддерживать порядок. Я рекомендую также создавать папки для писем-уведомлений и роботов, чтобы они не смешивались вместе с другой корреспонденцией от живых людей. Далее вам требуется настроить правила, следуя которым письма будут попадать в ту или иную папку. Раньше я считал, что механизм создания правил и работы с ними это что-то очевидное. Однако, часто вижу у коллег большой объем непрочитанных писем (может и у вас так?), в которых трудно найти действительно важные, требующие срочный ответ. На мой вопрос: “ты же знаешь, что можно настроить правила и обработать бо́льшую часть писем автоматически?” Коллеги, как правило, отвечают: “да, но мне некогда это сделать.” В первый раз настройка правил займет минут 10-15, но по моим оценкам позволит сэкономить до 1-2 часов каждую неделю. Используйте автоответы. В современных инструментах для работы с электронной почтой существует возможность настроить автоответы при наступлении определённых условий. Например, если вы оставили рабочее место на несколько рабочих дней, отправившись в командировку или отпуск. Вы можете настроить ваш почтовый клиент так, чтобы отправители писем получали от вас автоответ, что вы в данный момент недоступны. Но через несколько дней прочитаете их сообщение.
Как настроить ваш почтовый клиент, вы можете найти в Интернете или спросить у ИИ. Если с разбором входящей корреспонденции мы разобрались, то что делать с исходящими от нас письмами? Как не сделать из них хронофагов? В целом деловая переписка - это отдельный вид искусства. На эту тему написано немало книг и статей. На чем я рекомендую делать акцент:
Редактируя эту главу через несколько месяцев после создания первой версии я вспомнил ещё два антипаттерна, которые часто встречается в корпоративной среде. Первый я называю “нам нужно больше свидетелей”. Сотрудник А запускает переписку с вопросом на 10 и более участников, а сотрудника Б ему отвечает короткой фразой. Сотрудника А также даёт короткий комментарий в следующем письме, а через секунду сотрудник Б присылает ответ. Так может продолжаться несколько раундов. Почему бы просто сотруднику А и сотруднику Б не связаться по телефону, в чате или через ВКС и решить свои разногласия, а потом написать всем заинтересованными их общую позицию? А если позицию найти не получаются, то хотя бы договориться о месте и времени её обсуждения? Если вы стали свидетелем такой переписки, то знаете что делать.
Второй антипаттерн известен, как “великие войны за правки” (англ. the great edit wars). Сотрудник А также на группу из 10 и более коллег отравляет файл текстового документа/электронной таблицы/презентации с просьбой внести правки. Сотрудник Б вносит правки и отправляет всем адресатам свою версию в тот момент, когда сотрудники В и Г пытаются внести свои правки в первоначальный документ. Знакомо? Переписка может развалиться на несколько отдельных веток, где каждая мини группа будет править свою версию, считая её правильной. Цепочка писем может насчитывать десятка сообщений. Чтобы не заниматься групповой тратой времени и сил можно использовать любые современные инструменты для совместной работы - облачные документы, системы контроля версий, онлайн-доски или что-то подобное, где каждый участник будет видеть в онлайне изменения всех остальных.
Эффективная работа с электронной почтой требует дисциплины и организации. Применяя описанные выше советы, вы сможете значительно улучшить свою продуктивность, сократить время на обработку сообщений и снизить уровень стресса, связанного с электронной почтой. Помните, что ваша почта — это инструмент, а не источник беспокойства.