Время – это не товар, а то, что вы передаете по кругу как торт. Время – это субстанция жизни. Когда кто-то просит вас уделить ему время, он на самом деле просит кусочек вашей жизни.
©️ Антуанетта Боско
Кроме краткосрочного планирования через плоский список я также использую календарь для планирования финансовых событий, дней рождений членов семьи и близких друзей. Зачем это держать в голове если можно записать и расставить напоминания заранее? В отличие от задач в плоских списках у событий в календаре есть чёткая дата начала и длительность. Но, например, встречи без цели могут нарушить всё ваше расписание. Да и запланировать абсолютно всё невозможно, всё равно что-то пойдет не так. Цель календарного планирования для вас - составить скелет расписания на день, неделю или месяц. В этом скелете должны быть зашиты задачи из вашего видения - спорт, обучение, медицина, чтение и другие.
Но как мы помним, у других людей тоже есть для вас задачи. Особенно у тех, кто выступает вашим руководителем и клиентом. Для них ваш календарь даёт им информации о вашей доступности, что повышает предсказуемость рабочего процесса. Далее я приведу несколько правил, которые вам и окружающим вас людям сэкономят время и усилия.
Попробуйте единственный календарь для рабочих и личных событий. Если у вас несколько календарей: рабочий, личный, второй личный на другом аккаунте, ещё какой-либо. То постарайтесь все событие свести в одно место. Одно место, как и один плоский список - простой инструмент, понятный нашей обезьянке. Также в таком календаре можно использовать цветовую дифференциацию или категории, чтобы быстро понимать, насколько важна следующая встреча, и можно ли её переместить или пропустить.
Попробуйте периодические встречи. Это встречи, которые будут безусловно повторяться в определённое время, например, в 10 утра каждый вторник. Периодические встречи похожи на поллинг из предыдущей главы, когда вы как-бы опрашиваете окружение на предмет новой информации. Если новой информации нет, то встречу проще отменить, чем поставить её в расписание, когда вам действительно есть что обсудить. Мне нравится выражение “постоянство снижает сложность”. (англ: Consistency reduces complexity). Если вы работаете в офисе, то вам не только нужно найти время на внезапную встречу у себя и коллег, но и место (переговорную комнату или аудиторию), которая может быть занята другим событием. Поэтом проведение регулярных событий в одно и то же время и в одном и том же месте снижает затраты на обслуживание таких событий.
Откажитесь от планирования встреч “впритык”. Планирование встреч впритык может привести к ряду негативных последствий, которые снижают вашу продуктивность и качество взаимодействия с коллегами или клиентами. И вот почему такое планирование нежелательно. Когда встречи запланированы одна за другой без промежутков, то возникает риск опоздания на следующую встречу. Даже небольшая задержка одной встречи приведет к цепочке нарушений графика, что создаст напряжение и дискомфорт. Так же между встречами полезно иметь время для осмысления полученной информации, подготовки заметок или завершения текущих дел. Если встречи идут подряд, мозг не успевает обработать новые данные, что снижает эффективность последующего общения. А постоянное движение от одного события к другому вызывает усталость и стресс. Человек нуждается в небольших паузах для восстановления энергии и концентрации. Без них снижается способность воспринимать новую информацию и принимать взвешенные решения. Да и физиологические потребности страдают. Переход между встречами часто требует перемещения по офисному зданию. Наличие хотя бы небольшого временного окна позволит избежать спешки и сохранить спокойствие перед следующей задачей. Да, это меньше применимо к удалённой работе. Попробуйте использовать буферное время между встречами, например заканчивать одну в 55 минут предыдущего, а другую начинать в 5 минут следующего часа, чтобы снизить влияние всех озвученных факторов.
Попробуйте планировать отпуск заранее. Если у вас запланирован отпуск, командировка, поездка или отсутствие - то это должно быть в календаре. Вы скажете, что это очевидно, и я соглашусь. Но не все так делают, что часто вызывает коллизии. Человека ждут на встрече в Москве, а он в командировке в Челябинске. Я добавляю в рабочий календарь все личные события, которые могут повлиять на рабочий график в период с 8 до 19 по рабочим дня. Это позволяет сделать прозрачным моё отсутствие на рабочем месте, если вы вдруг забыли предупредить коллег, например, о визите к врачу. Также это помогает при планировании важных событий из разных сфер жизни, когда все они находятся в одном списке.
Есть ещё несколько лайфхаков, связанным с производственным календарём. При среднесрочном или долгосрочном планировании вы можете принять, что в любом квартале 13 недель (2 месяца по 4 недели, и один по 3), а общее количество рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе равно 2 тысячам в год. Это упрощает расчёт планов и ресурсов.
Я описал лишь малую часть того, как можно простыми действиями сэкономить достаточно времени и сделать свой распорядок наиболее прогнозируемым. Надеюсь, вы на этом не остановитесь и продолжите поиск подобных практик самостоятельно. Про качественную подготовку к встречам и их эффективное проведение поговорим в главе “Фасилитация”.